تعریف سازمان بر اساس ویژگی‌های مذکور عبارت خواهد بود از: سازمان مجموعه‌‌‌ای اجتماعی است با حداقل ۵ سال سابقه و حداقل ۱۰ عضو حقوق بگیر که اکثر آنها به صورت تمام وقت در طول سال فعالیت داشته باشند و ضمن استفاده از یک تکنولوژی محوری باید در مشاغلی متنوع و از قبل تعیین شده سازماندهی شوند تا به اهداف خاص جمعی دست یابند (محمدزاده، ۱۳۷۴، ص۵).
گروهی دیگر سازمان را اینگونه تعریف کردهاند، سازمان پدیدهای اجتماعی به شمار می‌آید که به طور آگاهانه هماهنگ شده و دارای حدود و ثغور نسبتا مشخص بوده و برای تحقق هدف یا اهدافی، بر اساس یک سلسله مبانی دائمی‌فعالیت می‌کنند(رابینز، ۱۳۷۶، ص ۲۱).
جوادکار[۱۱] (۱۳۸۲) واژه سازمان را در دو بخش معنا کرده است، معنای اول عبارت است از یک موسسه یا گروه وظیفه ای. سازمان بازرگانی، بیمارستان، و دانشگاه موسسه می‌باشند. معنای دوم عبارت است از ترتیبی از افراد در موسسه با در نظر گرفتن مفهوم تقسیم کار، اختیار، مسؤولیت و [قدرت] تصمیم گیری طوری که موسسه یک سیستم با ثبات محسوب شود و به طور منسجم برای دستیابی به اهداف عمل کند (ص۵۰).
۲-۱-۱- محیط سازمانی
«هیچ کتابخانه‌‌‌ای جزیره نیست» این جمله باید با قوت در ذهن تمامی‌کتابداران و مدیران کتابخانه‌ها شکل بگیرد. کتابخانه‌ها در همکاری با سایر کتابخانه‌ها و خدمات اطلاع رسانی کار می‌کنند و محیط درونی و برونی‌‌‌ای که در آن عمل می‌کنند، بر آنها تأثیر دارد. مدیران باید درک روشنی از پویایی این دو محیط داشته باشند.
هر سازمانی در محیطی دو گانه (فرهنگ سازمانی درونی و بیرونی) عمل می‌کند که خواه ناخواه هم بر سازمان و هم بر مدیریت تأثیر دارد. در کتابخانه‌ها و سازمان‌های خدمات اطلاع رسانی محیط سه گانه است. علت وجود این محیط سوم این است که کمتر کتابخانه و سازمان اطلاع رسانی‌‌‌ای مستقل است. برعکس، کتابخانه‌ها معمولا جزیی از یک سازمان بزرگتر از قبیل دانشگاه، شهرداری، مدرسه، یا شرکت هستند. به این ترتیب مدیران کتابخانه‌ها و سازمان‌های اطلاع رسانی یک محیط داخلی دارند که بر آن کنترل دا رند؛ بعد محیط سازمان مادر است که بر آن کنترل اندکی دارند؛ و بالاخره محیط بیرون سازمان مادر (محیط بیرونی) است که اطلاع رسان تقریبا هیچ کنترلی بر آن ندارد. کتابخانه برای آن که موفق باشد باید هر سه محیط را دریابد و به آنها واکنش مناسب نشان دهد (اونز، لیزل وارد، و بندیک[۱۲]، ۱۳۸۸).
۲-۱-۲- متغیرهای سازمانی
سازمان مثل هر انسانی، متغیرهای خارجی را با ترکیب خاصی در اطراف خود دارد و تاحدی همین ترکیب است که یک سازمان را از دیگر سازمان‌ها متفاوت می‌کند. متغیر‌ها یکی هستند ولی اهمیتی که سازمان به هر یک از آنها می‌دهد، فرق می‌کند. بعضی متغیرهای معمولی برای کتابخانه‌ها به این شرح هستند:
۲-۱-۲-۱- مراجعان
رفتار و نیازهای استفاده کننده شالوده‌‌‌ای است که خدمات اطلاع رسانی باید بر آن بنا شود. همان طور که از مفهوم مدیریت کیفیت بر می‌آید، مشتری، مراجعه کننده، و یا استفاده کننده علت وجودی خدمات اطلاع رسانی است. بازار پژوهی یا تحلیل نیاز بسیار ضروری است و سازمان را مجبور می‌کند که دائماً مراجعه کنندگانش را بررسی کند.
۲-۱-۲-۲- رقیبان
در گذشته مدیران کتابخانه‌ها رقیبی در اطراف خود نمی‌دیدند ولی واقعیت این است که امروزه در تمام جنبه‌های خدمات کتابداری رقیبانی حضور دارند. حداقل برای جلب بودجه رقیبانی وجود دارند.
۲-۱-۲-۳- مراکز تأمین بودجه
مراکز تأمین بودجه مراکزی است که توجه به آن برای مدیران کتابخانه‌ها امری حیاتی است. بخش عمده‌‌‌ای از کتابخانه‌ها بودجه خود را از سازمان‌های دولتی دریافت می‌کنند.
۲-۱-۲-۴- فروشندگان
فروشندگان در تأمین کتاب، منابع الکترونیکی، و خدمات فهرستنویسی نقش عمده دارند. از اواخر ۱۹۷۰ به بعد کتابخانه‌ها مجبور شده اند در کار خرید مواد به انتخاب‌های سخت دست بزنند. محیط الکترونیک در حال رشد نیز هزینه‌های دیگری برای فروشندگان و هم برای کتابخانه‌ها آفریده است.
۲-۱-۲-۵- تشکل‌های کارکنان
نیروی کار موجود و تشکل‌های کارکنان دو عامل بیرونی هستند که می‌توانند بر نوع، میزان، و خدمتی که عرضه می‌شود، تأثیر بگذارند. میزان نیروی کار برای استخدام می‌تواند بر توان مدیر در انجام کار‌ها اثر بگذارد.
۲-۱-۲-۶- علایق آموزشی
علایق و نیازهای آموزشی در مقام عامل بیرونی چندین شکل به خود می‌گیرند. یکی از این شکل‌ها این است که مانند کتابخانه‌های دانشگاهی کتابخانه بخشی از یک نهاد آموزشی باشد. این برنامه انواع و مقدار خدمات کتابخانه را تعیین می‌کند. رئیس کتابخانه نیز در جلسات تهیه برنامه راهبردی شرکت می‌کند.
۲-۱-۲-۷- عوامل حقوقی، قانونی، و سیاسی
عوامل حقوقی، قانونی، و سیاسی به تصمیم گیریهای مدیریتی در تمام سازمان‌ها، و نه فقط سازمان‌های دولتی، اثر می‌گذارد. همان طور که قبلا اشاره شد اکثر کتابخانه‌ها بودجه خود را از بخش دولتی تأمین می‌کنند. این امر دستگاه تأمین کننده بودجه را در موقعیت برتر قرار می‌دهد و قادر می‌سازد در تصمیم گیریهای عملیاتی کتابخانه اثر بگذارد و آنها را جهت دهد و کنترل کند. قوانین و مقررات نیز بر عملیات کتابخانه اثر دارند، قوانینی همچون طرز
دیگر سایت‌ها :